TIN TỨC > CẨM NANG SỰ KIỆN
Bản in
Quy trình thực hiện một sự kiện
Tin đăng ngày: Jun 13 2014 12:00AM - Xem: 926
 
  1. Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
  2. Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
  3. Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.
  4. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
  5. Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
  6. Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)...
  7. Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.

Tin tức khác:
Địa chỉ tổ chức sự kiện tại Vinh Nghệ An (18/7/2016)
Dịch vụ vui chơi nhảy sạp, uống rượu cần, đốt lửa trại Cửa Lò (24/4/2015)
Xe điện du lịch tại Cửa Lò (24/4/2015)
Sự phát triển của 20 thương hiệu nổi tiếng (Jul 31 2014 12:00AM)
Đêm giao lưu ca nhạc “Những bông hoa trên tuyến lửa” (Jul 28 2014 12:00AM)
Sacombank Nghệ An - Khai trương hoạt động phòng giao dịch Hưng Bình (Jul 26 2014 12:00AM)
Một số gợi ý về các hình thức giải trí trong tổ chức sự kiện (Jul 22 2014 12:00AM)
Sử dụng nhân tượng để tạo sự chú ý trong sự kiện (Jul 22 2014 12:00AM)
Nghề in ấn và in trên giấy được phát minh từ đâu? (Jul 5 2014 12:00AM)
Tưng bừng, đầm ấm "Hội nghị khách hàng Habeco" (Jun 30 2014 12:00AM)
Đậm đà những khúc hát dân ca (Jun 28 2014 12:00AM)
Làm thế nào để quảng bá hình ảnh công ty? (Jun 28 2014 12:00AM)
Làm event triệu đôla thời khủng hoảng (Jun 23 2014 12:00AM)
PG - nghề 'hot' trong giới sinh viên (Jun 20 2014 12:00AM)
Những lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện (Jun 14 2014 12:00AM)
VIDEO MISS VINH 2014
Video
Cung cấp PG, PB, lễ tân, người mẫu
Cho thuê rạp, nhà bạt, khung nhà đám cưới
Cho thuê xe ô tô đám cưới ở tại TP Vinh
Cho thuê đạo cụ biểu diễn sân khấu
TP Hồ Chí Minh rực rỡ đêm giao thừa
Nhận trang trí bóng bay cho sự kiện, lễ hội, tiệc cưới, sinh nhật
Tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện Nghệ An
Cho thuê Ban nhạc, nhạc công, nhạc cụ
Khởi công xây dựng Nhà máy xi măng Hợp Sơn
DỊCH VỤ CÔNG TY
Đối tác Vàng  
TIN TỨC - SỰ KIỆN
Địa chỉ tổ chức sự kiện tại Vinh Nghệ An
Tưng bừng khai hội mùa du lịch Cửa Lò năm 2016
Dịch vụ vui chơi nhảy sạp, uống rượu cần, đốt lửa trại Cửa Lò
Xe điện du lịch tại Cửa Lò
Sự phát triển của 20 thương hiệu nổi tiếng

Hotline - 0915.050.067

Văn phòng - 0386.524.375
 
Hôm nay: 116 | Tất cả: 554,026
 
Công ty tổ chức sự kiện Ánh Lân
Địa chỉ: Số 80, đường Hồng Bàng, TP Vinh
Hotline: 0383.598.098 - DD: 0912.480.978
Email: info@anhlan.com.vn - Website: http://sukienvinh.com